Zoho, Tool Manajemen Proyek agar Pekerjaan Selesai Tepat Waktu

Pernah mendengar Zoho? Ini adalah aplikasi seperti Microsoft Office berbasis web. Menggunakan Zoho, Anda bisa membuat dan berbagi dokumen. Tapi jangan salah, web ini juga bisa dipakai lebih dari sekedar membuat dokumen dan sharing, tapi juga dijadikan tool manajemen untuk mengontrol pekerjaan atau proyek yang sedang ditangani. Sehingga pekerjaan bisa selesai sesuai waktunya, bahkan meski lokasi anak buah Anda tersebardi banyak tempat.

Ambil contoh misal salah satu anggota keluarga Anda akan mengadakan pesta pernikahan. Anda kebagian tugas sebagai ketua panitia. Namun masalahnya, anggota keluarga yang masuk dalam daftar kepanitiaan tersebar di beberapa daerah sehingga tak mudah untuk mengumpulkannya. Nah, dengan Zoho ini Anda akan mengatur dan memonitor persiapan pesta pernikahan tersebut.
Caranya?
Pertama buka http://www.zoho.com dan daftar bagi yang belum memiliki akun di sana.

Selanjutnya, pertama kita mulai mempersiapkan time schedule, panitia, anggaran, daftar tamu, dst. Ini sebagai rancangan pesta pernikahan yang akan diadakan.

• Buka http://sheet.zoho.com. Tampilan spreadsheet pun akan muncul. Masukkan username dan password jika diminta.

• Di halaman spreadsheet yang kosong, pada tab di atas tulis misalnya “time schedule”.

• Lalu tulis misalnya “no”, “acara”, “penanggung jawab”, “waktu”, dst. Di sini ditulis semua kegiatan yang akan dilakukan secara rinci. Tak akan sulit untuk melakukannya karena seperti ketika menggunakan Microsoft Excel.
  

• Hal yang sama dilakukan untuk sheet panitia, anggaran, undangan, dst. Tulis secara rinci semua kebutuhan untuk menyelenggarakan pesta pernikahan.
  

• Oh ya, untuk mengganti nama sheet, klik kanan dan rename sheet yeng diinginkan.
  

• Jangan lupa sering tekan tombol “Save” untuk menyimpan setiap dokumen yang sudah dibuat.

Kedua, kita mulai membuat proyek.

• Buka http://projects.zoho.com beri nama misal “MyWedd”.
  

• Lalu beri nama dan penjelasan. Klik add project di bagian bawah.
  

• Tambahkan user dengan mengklik “Add users to this project” di bagian samping.
  

• Masukkan alamat email user. Anda bisa masukkan alamat email daftar panitia. Dan klik add user.
  

• Buat task list dengan mengklik “creating your first task list”.
  

• Isi task list dan tambahkan task list.
  

• Setelah itu beri nama untuk setiap task/tugas dari task list “lamaran”, serta tentukan juga siapa yang mengerjakannya serta waktunya. Jangan lupa klik save task.
  

• Tambahkan lagi tugas lainnya dan atur kembali.
  

• Untuk menambahkan task list, klik “New Task List” dan isi misalnya dengan “lamaran” atau yang lainnya.
  

Perbedaan dari “task list” dan “task” adalah task list merupakan induk dari task. Jadi dalam sebuah task list terdapat beberapa task yang harus dikerjakan. Jadi misal “task list”-nya adalah persiapan lamaran; tasknya adalah persiapan catering, persiapan kursi, persiapan sound system, persiapan baju, dst.

• Setiap tugas tersebut akan dikirim notifikasinya ke email
  

• Anggota panitia bisa masuk ke zoho.com untuk melihat dan melaporkan setiap perkembangan tugasnya dengan mengklik pada task tersebut.
  

• Klik edit.
  

• Berikan laporannya dengan mengklik “%Completed” dan disesuaikan dengan tingkat penyelesaian tugas. Lalu klik update task.
  

• Maka otomatis terupdate.
  

Ketua panitia juga bisa langsung memonitor perkembangan persiapan pesta pernikahan.

Di samping itu, Anda juga bisa berbagi dokumen dengan mengklik tab document. Misalnya Anda bagikan daftar di spreadsheet mengenai keseluruhan rancangan kegiatan pernikahan tersebut kepada seluruh anggota panitia.

Dengan zoho, persiapan acara pernikahan yang akan diselenggarkan bisa berjalan lancar, meski anggota panitianya tersebar di berbagai daerah. Mau mencobanya?

Posted in: Trik dan Tips